Folgende Einträge stehen heute (unter Anderem) auf meiner ToDo-Liste:

• Mit dem Kind spielen (Eigentlich, steht es nicht wirklich da. Es ist auch ziemlich unmöglich ein Kind zu vergessen – die sind zwar ganz schön niedlich, aber auch laut und fordernd und haben eine eingebaute Erinnerungsfunktion, wenn sie Aufmerksamkeit brauchen. Hier dient der Eintrag als Beispiel.)
• Stadtbibliothek: Bücher verlängern
• Blogartikel schreiben
• Werbeartikel-Text übersetzen
• Sport
• Bookmarks sortieren
• Spülmaschine ausräumen
• Zeichnen
• Küche aufräumen
• Bügeln (Steht hier auch nur als Beispiel, da ich diese Tätigkeit für so unnötig halte, dass sie von vornherein nie auf meiner Liste auftauchen würde. – Bügelfreie Hemden: Die Kleidung für effektive Zeitplanung.)

Meistens bestimme ich die Reihenfolge meiner Listeneinträge ganz nach Gefühl. Alles was mir an diesem Tag wichtig erscheint kommt nach vorne, der Rest wird dahinter angeordnet. Mein Gefühl sagt mir: Mit dem Kind spielen ist wichtig! Die Küche dagegen verträgt es noch etwas ignoriert zu werden.

Manchmal ist die Reihenfolge aber nicht ganz eindeutig. In diesem Fall überlege ich mir als erstes inwiefern es mir nützt die Tätigkeit zu erledigen, und was passieren würde, wenn ich sie ignorierte. Daraufhin vergebe ich dann Prioritäten. (Inspiriert von der Eisenhower-Methode).

• Aufgaben, die mein Leben viel besser machen, wenn ich sie erledige oder viel schlechter, wenn ich sie nicht erledige erhalten Priorität 1. (P1)

Mein Sohn belegt den obersten Platz und mit einigem Abstand folgen andere Dinge, wie zum Beispiel dieses Blog. Glücklicherweise geht „mit dem Kind spielen“ oder „Spazieren gehen“ als Sport durch, sonst würde es momentan schlecht um meine Fitness stehen. Denn durch das Kind und das Bloggen bleibt kaum Zeit mich auf dem Heimtrainer zu quälen. (Ich bemitleide mich in diesem Punkt nur wenig. )

Das Blog ist mir momentan sehr wichtig, weil ich die Schreibroutine brauche. Denn ich habe mir fest vorgenommen in spätestens 10 Jahren mit meinem Roman anzufangen und in weiteren 10 Jahren fertig zu werden. Sobald ich die Routine gewonnen habe, werde ich mich um die Feinheiten des Schreibhandwerks kümmern. Die Kommaregeln werde ich mir also in naher Zukunft leider nicht aneignen können.

Auch ausgeliehene Bücher zu verlängern oder abzugeben kann wichtig sein, je nachdem wie sehr man an seinem Geld hängt. Die Alternative wäre kostspielig.

• Aufgaben, die mein Leben etwas besser machen, wenn ich sie erledige oder etwas schlechter, wenn ich sie nicht erledige erhalten Priorität 2. (P2)

Sport gehört für mich dazu. Immerhin erhält er die Gesundheit und die Figur. Wenn die Sache nur nicht so anstrengend wäre…
Da Bookmarks ungeordnet unbrauchbar sind hat diese Aufgabe sehr positive Auswirkungen – allerdings ist auch sehr viel Arbeit damit verbunden. Da ich aber auch mit ungeordneten Bookmarks weiterleben kann steht der Punkt eher mittig.

• Aufgaben, die mein Leben kaum verändern erhalten Priorität 3 (P3)

Zeichnen macht mir Spaß. Ich brauche es aber nicht um mich wohl zu fühlen. Und da es mir bei wichtigeren Tätigkeiten auch nicht hilft steht es weit unten.

Nach dem Verteilen der Prioritäten gehe ich die Liste noch mal von vorne durch. Als erstes schaue ich die Aufgaben aus der dritten Kategorie (P3) an.

Gibt es da Punkte, die in Zukunft wichtig werden könnten? Beispielsweise mag es heute noch nicht wichtig sein die Küche aufzuräumen. Ein Tag Verzögerung könnte aber die zukünftige Arbeit schwieriger machen. Wenn ich meine Zukunft einfacher gestalten will bleibt der Eintrag. Wenn ich aber keine Lust habe an meine Zukunft zu denken, weil ich schon ganz schön viel Anderes zu tun habe, kommt er weg. Auch Aufgaben, die mir Spaß machen bleiben erstmal stehen. Vom Rest kann ich mich guten Gewissens befreien – Lebewohl Bügeln.

Innerhalb der Prioritätenliste stehen die Aufgaben, die bald erledigt werden müssen, also dringlich sind, vor den nicht-dringlichen Aufgaben. Je nach Dringlichkeit können einzelne Punkte aus den unteren Kategorien auch nach oben rutschen. Wenn mein Vater die Übersetzung des Werbeartikel-Textes dringend benötigte, würde dieser Punkt weiter oben stehen.

Daraufhin übertrage ich alles ordentlich in meinen Kalender. Danach kann ich schon anfangen die Aufgaben abzuarbeiten.

Alles was liegen bleibt wird am nächsten Tag aufgeschrieben. Weniger wichtige Tätigkeiten, die ich mehrere Tage oder Wochen hintereinander nicht angehen konnte verbanne ich für einige Zeit, bis sie wieder aktuell werden.

Wie ich auf die Idee kam, Listen zu erstellen, weiß ich nicht mehr. Ich kann mich nur daran erinnern, dass ich eines Tages viel zu tun hatte und alles was ich mir vorgenommen hatte in meinen Kalender schrieb. Da standen nun alle möglichen Tätigkeiten ungeordnet untereinander. Unter anderem Punkte wie: Schreibtisch aufräumen und Staubsaugen. Zu meiner Verwunderung mutierte ich an diesem Tag zu Dr. Jekyll – also einer besseren Version meiner selbst. Abends waren fast alle Punkte abgehakt – und die Wohnung war sauberer als gewohnt.

Danach fing ich an, diese Methode regelmäßig einzusetzen. Plötzlich war ich ganz fleißig  und konnte Tag für Tag mehr erledigen, als je zuvor in meinem Leben. Und das nur, weil ich nun wusste was zu tun ist. Außerdem empfand und empfinde ich abhaken als befriedigend. Es versorgte mich den ganzen Tag über mit kleinen – und manchmal großen – Erfolgserlebnissen. (Gibt es da noch Andere oder habe ich eine verschrobene Vorstellung von Erfolg?) Meistens schaffte ich es aber nicht alle Punkte abzuhaken. Alles was ich am aktuellen Tag nicht erledigen konnte wurde auf den nächsten Tag verschoben.

Nach einiger Zeit merkte ich, dass ich zwar viel mehr Dinge erledigte, die Meisten aber weniger wichtig oder komplett belanglos waren. Also stellte ich gefühlt wichtige Aufgaben an den Anfang und den Rest halbwegs sortiert dahinter. Das klappte besser. Ich konzentrierte mich (öfter mal) auf die ersten Eintragungen. Dadurch kamen die schon am Anfang des Tages an die Reihe und liefen nicht Gefahr vernachlässigt zu werden weil ich zuvor noch einen schönen Desktop-Hintergrund raussuchen wollte.

Ich verbrachte also mehr Zeit damit Aufgaben zu erledigen, die mein Leben besser machten, anstatt mein Wissen durch interessante, aber zu diesem Zeitpunkt nutzlose Infos zu erweitern. Beispielsweise mag es unterhaltsam für mich sein Gitarre spielen zu lernen – wenn ich aber keine langen Zeitspannen dafür opfern kann und will, ist gelegentliches Blättern in Gitarrenbüchern eine ziellose Beschäftigung. Ich verbannte also Gitarrenbuch-blättern öfter mal aus meinen Listen und verbrachte die frei gewordene Zeit mit meiner Familie und mit Sport.

Diese Methode gab mir damit die Gelegenheit mich um meine Figur zu kümmern. Aber andere, komplexe Aufgaben blieben wochenlang liegen. Besonders Texten fiel (und fällt) mir schwer, da mir die Routine fehlte. Somit traf es meistens die kommerzielle Werbeartikel-Webseite, die ich meinem Vater versprochen hatte.

Erst verzögerte sich das Projekt, weil ich wenig Ahnung von HTML, CSS, (Werbe-)Texten, Suchmaschinenoptimierung, etc. hatte und diese Dinge erst lernen musste. Und mit einem Kleinkind daheim musste ich auf Schlafzeiten warten, bis ich auch nur in die Nähe meines Schreibtisches durfte. Irgendwann hatte ich genug Informationen gesammelt und stand vor der Aufgabe mein theoretisches Wissen in die Praxis umzusetzen. Nur wie hätte ich anfangen sollen? Ich wartete auf eine Eingebung.

Dadurch schob ich das Schreiben immer weiter hinaus. Ich hatte aber ein schlechtes Gewissen und war dadurch permanent unter Stress. Rettung kam als ich irgendwo las, dass man größere Aufgaben in kleinere Teilaufgaben gliedern könne, um Überblick zu behalten und motiviert zu bleiben. Das klappte sofort. Ich schrieb jeden Tag nur einen Absatz und verbrachte danach etwas Zeit damit diesen einen Absatz umzuschreiben. Der Design-Teil und das coden danach machten mir weniger Probleme, und mittlerweile sind die Webseiten tatsächlich fertig.

Ich muss zugeben, dass ich immer noch den Hang habe Tätigkeiten hinauszuschieben.  Momentan trödel ich noch etwas mit der Übersetzung der Werbeartikel-Seiten ins Englische. Aber es gibt ja noch mehr Methoden der Listen- und Arbeitsorganisation. Wenn ich auf eine besonders motivierende Idee stoße, werde ich Euch davon berichten.

Listen sind merkwürdig unterhaltend. Nicht nur diejenigen, die aus geheimen Wünschen bestehen oder mit “Top 10 der verrücktesten Promis” überschrieben sind. Auch ganz normale ToDo-Listen und Checklisten können mich erheitern. Denn es macht einfach Spaß einen Punkt abzuhaken und zu wissen, dass der so schnell nicht wiederkommt. Zusätzlich motivieren sie, indem sie Aufgaben überschaubar machen und Arbeit zielgerecht lenken.

Wenn eine Aufgabe vor mir auf dem Zettel steht sieht sie harmloser aus, als ich sie in meinem Kopf hatte. Was zuvor als Chaos-Monster in meinem Kopf rumgespukt hat, ist auf dem Papier nur ein überschaubarer Punkt unter vielen. Besonders, wenn ich die Aufgabe vorher in Teilschritte zerlegt hatte und mir nur einen Teil pro Tag vornehme.

Auf diese Schritte kann ich mich dank der Liste auch besser konzentrieren. Oft sitze ich am Rechner und suche nach einem bestimmten Thema : z.B. Pflanzenkrankheiten. Ein paar Klicks später schaue ich kurz auf mein Liste und weiß sofort, dass die aktuelle Webseite nicht das Geringste mit meinem Ziel zu tun hat. Ohne diese Hilfe hätte ich mich höchstwahrscheinlich frühestens 20 Minuten später daran erinnert, dass ich nicht nach Mangas suchen wollte.

Diese Erinnerungsfunktion erfüllt die Liste auch, wenn es darum geht einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu bekommen. Vielleicht kennt Ihr das ja auch: Ihr habt gerade eine Aufgabe erledigt und habt noch etwas Zeit bis zum nächsten Termin. Jetzt könntet Ihr in der Zwischenzeit etwas Sinnvolles erledigen. Aber das einzige was Euch einfällt ist: Aufräumen. Nur wo anfangen? Die Zeit ist knapp, Ihr wisst nicht wie Ihr das anstellen sollt und so dringend ist es nun auch wieder nicht. Da macht man sich erstmal einen Kaffee und langweilt sich den Rest der Zeit in der Küche.

Seitdem ich aber Listen einsetze, verbringe ich weniger Zeit damit mich zu langweilen. Ich habe Überblick über die Tätigkeiten, die noch anstehen, und weiß sofort, was ich noch tun kann. Komplexe Tätigkeiten teile ich in einzelne Schritte auf, die dann leichter zu bewältigen sind. Zusätzlich notiere ich mir kleine Belohnungen hinter Aufgaben die ich besonders ungern tue:

• Aufgabe: Text schreiben,
• Belohnung: 1 Kapitel “Pride and Prejudice” lesen.

Dies alles verhindert (manchmal ), dass ich wichtige Aufgaben vor mir her schiebe.

Mit Listen schaffe ich mehr Aufgaben in kürzerer Zeit und kann mich dadurch länger mit meinem Sohn beschäftigen und mit anderen Menschen und Sachen, die mir Spaß machen.